Comment faire un cahier des charges fonctionnel ?

Définition d’un cahier des charges fonctionnel

Un cahier des charges fonctionnel (CdCF) est un document qui présente de manière détaillée et structurée les spécifications, les services à rendre, les contraintes d’un produit (bien qu’il puisse également s’agir d’un service, d’un processus, d’une prestation intellectuelle, d’un logiciel ou encore d’un système d’information.)

Le CDcF permet de cadrer le projet : il est d’ailleurs rédigé à la fin de la phase de lancement du projet, au moment de sa validation.

Il est au centre des négociations et des échanges entre les fournisseurs et le donneur d’ordres : c’est une référence qui permet d’accompagner le projet du début à la fin et d’assurer que les attentes du demandeur soient respectées dans l’élaboration du produit.

Objectifs du cahier des charges fonctionnel

Il est important de bien comprendre les objectifs d’un cahier des charges fonctionnel.

Quel est le rôle du cahier des charges fonctionnel ?

Le CDcF présente de nombreux intérêts pour la conduite d’un projet, notamment :

  • Il instaure un dialogue structuré et compétitif avec les fournisseurs, car il énonce clairement une question et exige une réponse adaptée.
  • Il offre au fournisseur une ample marge de manœuvre pour qu’il puisse proposer des solutions innovantes et originales pour répondre aux besoins, tout en prenant en compte les contraintes (prix / qualité attendue / délais…)
  • Il permet d’évaluer plus rapidement les éventuels écarts entre les solutions proposées et le besoin réel, facilitant l’analyse et la comparaison entre les différentes propositions.
  • Il facilité la vérification et l’évaluation des résultats obtenus en se basant sur les références qu’il définit

Méthodologie du cahier des charges fonctionnel

Comment faire un cahier des charges fonctionnel ? La rédaction du cahier des charges fonctionnel découle de plusieurs autres processus qui doivent être mis en œuvre en amont.

1. L’étude d’opportunité

L’étude d’opportunité consiste à étudier le contexte du projet et à définir les principaux besoins pour vérifier s’ils sont en phase avec les attentes de l’utilisateur. Elle permet d’évaluer rapidement la viabilité du projet.

2. L’étude de faisabilité

L’étude de faisabilité vise à évaluer la viabilité du projet sur plusieurs plans, notamment :

  • Économique ;
  • Technique ;
  • Organisationnel.

Elle permet d’estimer et d’anticiper les coûts, les délais et le ROI (retour sur investissement) probable du projet. On y ajoute généralement des études de scénario afin de prévenir les risques et menaces éventuels.

3. L’Analyse Fonctionnelle du Besoin (AFB)

L’analyse fonctionnelle vise à déterminer les « fonctions de service » du produit, en amont de sa réalisation. Pour ce faire :

  • Elle examine les points de vue des différentes parties concernées ;
  • Elle se projette dans la durée, prenant en considération les différentes étapes du cycle de vie : mise en place en amont, usage du produit, maintenance, entretien, fin de vie…
  • Elle n’exprime pas les moyens à mettre en œuvre, mais plutôt les résultats recherchés.

4. L’Expression Fonctionnelle du Besoin (EFB)

L’expression fonctionnelle du besoin exploite les résultats de l’AFB afin de :

  • Structurer rigoureusement et logiquement l’information pour aider à la prise de décision ;
  • Permettre la création d’un produit performant et parfaitement adapté aux emplois et aux services voulus ;
  • Servir de référence du besoin du client durant la réalisation du produit ou service.

Elle se structure généralement en quatre grandes parties :

  1. La définition globale du besoin ;
  2. La consolidation des besoins et la définition des éléments stratégiques ;
  3. La définition des principes et concepts retenus ;
  4. La description des contraintes à respecter et des fonctions de service à assurer.
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Les normes encadrant le CdCF

Historiquement, c’est la norme AFNOR NF X50-151 qui a longtemps servi de modèle de cahier des charges fonctionnel, pour les projets de type industriel comme informatique.

Elle a été remplacée en février 2013 par la norme NF EN 16271 qui décrit non seulement la mise en œuvre du Cahier des Charges Fonctionnel , mais aussi celle de l’Analyse Fonctionnelle et de l’Expression Fonctionnelle du Besoin. Elle fixe aussi les exigences auxquelles doivent se soumettre tous les acteurs du projet.

Plan type de CdCF

Le plan type de CdCF de la norme AFNOR NF X50-151, bien que devenue obsolète, donne des pistes solides pour la conception d’un cahier des charges fonctionnel bien structuré.

Voici ses grandes orientations :

1) Présentation générale du problème

1.1 Projet

Présentation du projet, de ses finalités, de son possible retour sur investissement.

1.2 Contexte

Situation générale de l’organisation, autres projets en cours, études éventuelles menées sur le sujet (ou des sujets similaires), prestations attendues, parties concernées par le projet, confidentialité…

1.3 Énoncé du besoin

Services rendus par le produit pour l’utilisateur final.

1.4 Environnement du produit

Personnes, équipements, matériaux, contraintes de l’environnement, caractéristiques de chaque élément.

2) Expression fonctionnelle du besoin

2.1 Fonctions de service et de contrainte

Fonctions de services principales, fonctions complémentaires (améliorant ou simplifiant le service rendu), contraintes pouvant entraver la liberté du réalisateur du produit.

2.2 Critères d’appréciation

Souligner les critères déterminants pour l’évaluation des propositions.

2.3 Niveaux des critères d’appréciation et ce qui les caractérise

Bien définir, d’une part, les niveaux indispensables et, d’autre part, les niveaux voulus mais révisables.

3) Cadre de réponse

Cette partie encadre la manière dont les réponses au besoin devront être formulées.

3.1 Pour chaque fonction

Solution proposée par le fournisseur, niveau atteint pour chaque critère d’appréciation, modalités de contrôle., part du prix attribué à chaque fonction.

3.2 Pour l’ensemble du produit

Définir le prix de la réalisation de base, lister les options et variantes éventuellement proposées, les mesures prises pour se soumettre aux contraintes et leur impact économique, les outils liées à la mise en place et à la maintenance, décomposition en sous-ensembles, prévisions et perspectives de fiabilité et d’évolution.

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